La sollicitation d’un prospect lors d’une levée de fond est véritablement le point de la bascule entre une étape stratégique (la construction du projet et du discours de mobilisation qui va le porter) et une phase plus opérationnelle, confrontant le projet à la rencontre de ses potentiels mécènes.

Il s’agit donc de tester mais surtout d’activer véritablement sa démarche de mécénat auprès de donateurs potentiels. Plusieurs enjeux émergent alors comme l’identification des bons réseaux à solliciter et des relais pour les atteindre, la constitution d’un premier noyau engagé et l’installation d’une dynamique de collecte pérenne et monitorée.

I/ S’appuyer sur une stratégie de mécénat

Définir les besoins du projet

Solliciter un potentiel mécène nécessite d’avoir une vision claire de la stratégie globale déployée par l’organisation, notamment avec une identification et une définition précise des besoins qui justifient cette sollicitation.

Ces besoins correspondent aux différentes ressources nécessaires en termes de budget, de délai, d’ambitions de collecte ou encore de types de mécénat pour mener à bien le projet. Ils sont notamment présentés dans un discours de mobilisation, cœur de la stratégie de mécénat

Élaborer un discours de mobilisation impactant et opérationnel

Le discours de mobilisation est un élément essentiel de la stratégie de mécénat car il permet de rassembler les informations essentielles sur le projet, la structure qui le porte et les besoins de financement. Il prend la forme d’un argumentaire étayé qui permet de formaliser la demande de dons et de convaincre le mécène sollicité de l’intérêt de contribuer à ce projet.

Le discours de mobilisation permet également de clarifier le projet (durée, étapes, résultats…) et de rendre lisible la demande faite au potentiel mécène. Il sert de base de travail à la structuration d’un pitch clair et impactant et de fil rouge à la démarche de collecte. Il doit être incarné et porté par la gouvernance de l’organisation et faire l’unanimité en interne pour convaincre les potentiels mécènes.

Élaborer une liste de prospection : allier la stratégie et l’opérationnel

En parallèle, l’élaboration d’une liste de prospection est une étape nécessitant une réflexion approfondie pour structurer les demandes et les organiser dans le temps. Il s’agit non seulement d’identifier les bonnes structures mais aussi le(s) bon interlocuteur(s) en leur sein et les moyens de les atteindre.
Faire usage des bons canaux de sollicitation – mail, courrier, appel téléphonique – est un levier important et souvent sous-évalué de la prospection. Votre interlocuteur doit être en mesure de traiter directement la demande ou de pouvoir la rediriger efficacement.

S’appuyer sur des relais pertinents

À cette étape, les différents réseaux et relais à disposition de l’organisation permettant un accès facilité et plus personnalisé à certains mécènes sont des appuis considérables dans la démarche. Il est indispensable de les identifier en amont et d’y recourir lorsque cela est le plus pertinent.

Sollicitation d’un prospect : rigueur et méthodologie

Le processus de sollicitation, s’il est le cœur de la stratégie de mécénat, ne se résume pourtant pas à une seule prise de contact, celui-ci s’étend généralement sur plusieurs mois et demande un investissement conséquent de la part des équipes mobilisées. Pour mener à bien ce processus sur le temps long, construire et adopter des outils de suivis pertinents (par exemple une base de données, un outil de relance automatique, un CRM…) permet de gagner en efficacité et en rigueur sur la durée.

II/ Une prise de contact engagée : susciter de l’intérêt et de la confiance

Faire rayonner son projet : être clair et impactant

Socle de la stratégie de mécénat, le discours de mobilisation va aussi déterminer l’approche selon laquelle le prospect est sollicité. Dès la première prise de contact, la sollicitation d’un prospect doit être personnalisée afin d’être pertinente et attirer l’attention de son interlocuteur. Pour cela, il est important de tisser des liens entre le prospect et le projet ou la structure mécénée.

Cette prise de contact engagée avec le prospect nécessite de mettre en place une dynamique de relance soutenue via différents canaux identifiés. Au-delà de l’objectif de prise de rendez-vous avec le potentiel mécène, ces relances sont aussi l’occasion de recueillir des informations complémentaires précises sur la structure et les interlocuteurs – coordonnées de la personne décisionnaire, redirection vers la personne compétente au sein de la structure, contexte conjoncturel de l’entreprise …

Bien préparer la rencontre avec un prospect

La prise de contact, par courrier, mail ou téléphone avec un prospect n’a pour but de décrocher immédiatement un don, mais doit déboucher sur une rencontre entre le potentiel mécène et les porteurs de projet. Ce premier rendez-vous doit être rigoureusement préparé grâce à des recherches approfondies sur la structure et l’interlocuteur rencontrés afin d’en acquérir une vision claire de leurs enjeux. Une note d’information complète et détaillée diffusée aux différentes personnes de l’organisation qui assisteront au rendez-vous permet de préparer efficacement les équipes mobilisées. Ces recherches vont permettre de mettre en lumière les liens entre le prospect et le projet défendu pour attirer l’attention de son interlocuteur. Il s’agit donc de faire coïncider le discours de mobilisation avec l’intérêt de son interlocuteur ou de l’entreprise rencontrée en s’informant sur des projets déjà soutenus, une sensibilité à certains sujets ou encore une implantation notoire sur un territoire donné.

Finir un rendez-vous de prospection : vision et confiance

À l’issue de ce rendez-vous, le mécène doit avoir confiance dans la structure et être convaincu de l’importance et de la pertinence du projet mais aussi avoir une vision claire des besoins et des enjeux du mécénat qui auront été présentés. Du côté des porteurs de projet, ce rendez-vous permet de recueillir des informations sur la structure, l’interlocuteur et ses modalités de soutien ou de partenariat.

Pour finir, la fin du rendez-vous doit toujours proposer une prochaine étape pour la suite de la relation entre le mécéné et le potentiel mécène avec l’envoi d’informations complémentaires suite à cette rencontre. Cela peut se traduire par une ’invitation à un évènement, la programmation d’un autre rendez-vous, une prise de contact avec un nouvel interlocuteur, etc.

III/ D’un entretien prospect à une relation projet – mécène

Concrétiser un partenariat de mécénat

Lorsqu’une relation avec un prospect est amorcée, partager les différentes informations de manière précise et lisible aux équipes en interne est primordiale pour avoir une gestion efficace de la relation projet-mécène. Dans la dynamique de faire passer un interlocuteur de prospect à mécène, il est important d’élaborer les premières propositions de partenariat possible et d’en formaliser les modalités, quand bien même l’intérêt du prospect ne serait pas encore explicite. Cela lui permettra de réagir à des propositions. Dans ce processus, de nouveaux rendez-vous peuvent être pertinents pour structurer cette relation.

Ajuster sa stratégie

Cette première relation projet-mécène permet aussi de prendre du recul sur sa stratégie de sollicitation et son discours de mobilisation et permet de s’ajuster pour adopter une stratégie de sollicitation qui gagne en efficacité. Tirer les enseignements de chaque rendez-vous, garder une trace de ceux-ci et les partager en interne doivent devenir un réflexe.

Célébrer et faire rayonner le partenariat

Une fois le partenariat scellé, il est important de le faire savoir car il concrétise l’atteinte des objectifs du projet et permet d’avancer dans sa réalisation. Tout don ou partenariat noué confirme la pertinence de la stratégie de recherche de fonds par le biais du mécénat et doit être communiqué aux différentes parties prenantes de ce projet : mécène, équipes mobilisées en interne, comité d’orientation, etc.

La sollicitation d’un prospect dans une stratégie de mécénat est un processus s’échelonnant sur le temps long et mobilisant pleinement les équipes en interne. Il est important de s’ajuster, de persévérer, de savoir s’adapter (en accélérant ou au contraire en temporisant) et de rester flexible notamment dans la relation avec un prospect. Forte de 12 ans d’expérience dans l’accompagnement des porteurs de projets d’intérêt général, Equanity est aguerrie sur tout le parcours d’une stratégie de mécénat. N’hésitez pas à consulter nos offres et nous partager vos projets, construisons ensemble un monde plus vert, plus inclusif et plus juste.